Peran
Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer Dalam Meningkatkan Pelayanan
Publik
Abstrak
Artikel ini membahas tentang implementasi sistem informasi
manajemen dalam memberikan pelayanan publik di lingkungan Kantor Bupati
Kabupaten Berau, dengan fokus mengenai peranan sistem informasi manajemen
berbasis komputer. Artikel ini beragumen bahwa faktor utama yang menghambat
implementasi SIM berbasis komputer di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau
adalah masih minimnya kemampuan dan keterampilan para pegawai dalam
mengoperasikan sistem-sistem komputer serta terbatasnya pengetahuan masyarakat
dalam memanfaatkan dunia internet dalam proses penyampaian sebuah informasi yang
dilakukan pihak Pemerintah Kabupaten Berau.
Pendahuluan
Perkembangan
yang mencolok selama dasawarsa menjelang dimulainya abad ke-21 ditandai dengan
semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam banyak aspek
kehidupan manusia. Perkembangan teknologi informasi sangat berperan dalam
menunjang kegiatan-kegiatan organisasi, oleh sebab itu banyak organisasi modern
membangun dan mengembangkan sistem informasi manajemennya sendiri. Sistem
informasi manajemen tersebut bukanlah sesuatu yang baru hadir dalam kehidupan
manusia khususnya dalam kegiatan-kegiatan manajemen pada sebuah organisasi.
Sejak dulu, SIM tersebut sebenarnya sudah dikenal sejak dulu namun proses
penanganannya masih menggunakan sistem manual. Sedangkan pada saat ini proses
penanganan SIM tersebut sudah memanfaatkan kemajuan dan perkembangan teknologi
informasi yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi ataupun peratalan
lainnya yang bermuatan teknologi tinggi.
Walaupun sudah puluhan tahun dikenal di Indonesia,
namun implementasi sistem informasi manajemen di kantor-kantor pemerintahan
relatif masih rendah jika dibandingkan dengan implementasi SIM yang ada pada
perusahaanperusahaan swasta. Hal ini disebabkan karena adanya hambatan di dalam
birokrasi, yaitu mulai dari undang-undang, kebijakan pemerintah pusat/
daerah, sampai pada organisasi dan tata
kerja yang tidak mudah untuk diubah/ disempurnakan, serta keterbatasan sarana
dan prasarana untuk mendorong implementasi SIM tersebut. Hadwi Sandjojo (2008)
juga mengutarakan tentang rendahnya implementasi SIM di instansi-instansi
pemerintahan disebabkan antara lain karena (a) Belum adanya satuan kerja yang
secara structural bertanggung jawab dalam pembangunan sistem informasi; (b)
Keterbatasan di dalam penguasaan sistem informasi; (c) Sistem informasi
dilaksanakan secara mandiri di masing-masing satuan kerja; (d) Keterbatasan
kemampuan SDM untuk pengelolaan sistem informasi. Penerapan sistem informasi
manajemen akan membantu aparat pemerintahan dalam melaksanakan pekerjaannya
ketika memberikan pelayanan kepada pihak masyarakat dengan mengurangi
keterbatasan yang dimilikinya, sebagai contoh pengajuan perizinan, pembuatan
KTP dan surat izin mengemudi. Selain hal tersebut, penggunaan SIM berbasis
computer juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam memberikan
pelayanan publik. Loudon (1991), menyatakan bahwa dengan menggunakan pendekatan
secara teknis dapat diketahui bahwa pelaksanaan SIM yang baik memerlukan
koordinasi dari tiga komponen utama sistem informasi yaitu manusia, teknologi
dan organisasi. Sesuai dengan Inpres Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan
Strategi Nasional, pengembangan sistem informasi manajemen yang telah dirancang
belum mampu memberikan pelayanan dan kepuasan kepada masyarakat secara optimal.
Penggunaan komputerisasi hanya dipandang untuk mempercepat tanpa memberi
dimensi baru yang menjanjikan dari sistem informasi, belum dirasakan sebagai
penyelamat bagi suatu organisasi pemerintahan (Lewin, 1997:174). Artikel ini
menyoroti Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer dengan berfokus pada
peranan sistem informasi manajemen berbasis komputer, yaitu peran SIM sebagai
pendukung kegiatan operasional, penunjang kinerja organisasi, pendukung dalam
pengambilan keputusan dan penyalur informasi. Artikel ini beragumen mengenai
dukungan-dukungan/ peranan SIM yang diterapkan di lingkungan Kantor Bupati
Kabupaten Berau, serta faktor utama yang menghambat proses implementasi SIM
tersebut. Artikel ini memakai data-data dari penelitian lapangan yang penulis
lakukan. Data-data yang dikumpulkan selama kurang lebih 2(dua) minggu,
dianalisis dengan analisis kualitatif. Data-data tersebut dikumpulkan dengan
menggunakan metode wawancara terhadap informan serta pengamatan secara langsung
di lapangan.
Agar analisis ini memiliki pijakan teoritis, pada
bagian berikutnya akan dibahas terlebih dahulu keragka dasar teori sebelum
memfokuskan pembahasan tentang peranan sistem informasi manajemen berbasis
komputer tersebut. Adapun peranan sistem informasi manajemen berbasis computer
tersebut akan dicoba untuk dipaparkan.
Transformasi
Data Menjadi Informasi
Selain 3
unsur-unsur tersebut, sistem informasi juga terdiri dari komponen-komponen yang
disebut dengan Blok bangunan (building block) sebagaimana yang diutarakan oleh
Tata Sutabri dalam bukunya (Sistem Informasi Manajemen, 2003 : 42), yaitu : 1.
Blok masukan (input block), mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Input yang dimaksud termasuk metode dan media untuk menangkap data yang
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model (model
block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran
(output block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi (technology block),
teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok basis data (database
block), basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras computer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok kendali (control
block), beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa data-data yang telah tersimpan sudah aman dan terhindar dari hal-hal yang
dapat merusak sistem informasi, seperti dikarenakan bencana alam, kebakaran,
temperature, air, debu, kegagalan sistem tersebut, sabotase dan lain
sebagainya.
Sistem
Informasi Manajemen
Banyak organisasi yang ingin membangun sistem informasi
manajemennya sendiri dan telah menediakan dana yang cukup besar, namun usaha
tersebut seringkali gagal. Penyebabnya antara lain struktur organisasi
keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum
Penyimpanan.
pengolahan data informasi memadai, personil sistem yang
tidak memadai dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam
bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya
pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. Kroenke (1989) mengatakan sistem informasi
manajemen merupakan pengembangan dan penggunan sistem-sistem informasi yang
efektif dalam organisasi. Sedangkan menurut Stoner (1996), sistem informasi
manajemen merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan
tepat waktu kepada manajemen untuk memperoleh pengambilan keputusan dan membuat
organisasi dapat melakukan perencanaan, operasi secara efektif dan
pengendalian. Selanjutnya, Abdul Kadir (2002) mengatakan bahwa sistem informasi
manajemen adalah sistem informasi yang digunakan untuk mendukung operasi,
manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Tujuan dibentuknya sistem informasi manajemen
adalah agar organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan
keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan yang strategis. Adapun kegunaan/ fungsi dari SIM itu
sendiri sebagaimana yang dikemukakan oleh Asri Siahaan (2009) yaitu : 1.
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi
para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi; 2. Menjamin
tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis; 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif; 4. Mengidentifikasikan
kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi; 5. Menetapkan
investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi; 6. Mengantisipasi dan
memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi
baru; 7. Memperbaiki produktifitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
sistem.
Pelayanan Publik
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, dijelaskan bahwa pelayanan sebagai
usaha melayani kebutuhan orang lain, sedangkan melayani adalah membantu
menyiapkan/ mengurus apa yang diperlukan seseorang. Ada banyak pengertian
mengenai pelayanan menurut para ahli diantaranya menurut Kotler (2000),
pelayanan sebagai tindakan atau perbuatan yang ditawarkan oleh suatu pihak
kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik)
dan tidak memiliki kepemilikan sesuatu. Selanjutnya Lovelock, Patterson dan
Walker (2004) mengemukakan bahwa pelayanan merupakan sebuah sistem yang terdiri
atas dua komponen utama yaitu operasi jasa (service operation) dan penyampaian
jasa (delivery service) yang diberikan kepada pelanggan (customer). Ada 3
(tiga) bentuk pelayanan yang diutarakan oleh Moenir (1992 : 191), yaitu :
a. Pelayanan dengan lisan, pelayanan dengan lisan ini
dilakukan oleh petugas bidang-bidang hubungan masyarakat, bidang layanan
informasi dan bidangbidang lain yang tugasnya memberikan penjelasan atau
keterangan kepada masyarakat mengenai berbagai fasilitas layanan yang tersedia.
b. Pelayanan melalui tulisan, dalam bentuk tulisan, layanan
yang diberikan dapat berupa penjelasan kepada masyarakat dengan penerangannya
berupa tulisan suatu informasi mengenai hal atau masalah yang sering terjadi.
c. Pelayanan dalam bentuk perbuatan, adalah pelayanan yang
diberikan dalam bentuk perbuatan atau hasil perbuatan, bukan sekedar
kesanggupan dalam penjelasan secara lisan.
Berdasarkan UU Nomor
25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, menyatakan bahwa pelayanan publik
adalah kegiatan atau dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara dan penduduk atas barang,
jasa dan/ atau pelayanan administrative yang disediakan oleh penyelenggara
pelayanan publik. Selanjutnya, menurut Thaha (1994) pelayanan publik adalah
suatu kegiatan yang harus mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan
publik, mempersingkat waktu pelayanan serta memberikan kepuasan kepada
publik. Kurniawan (2006 : 25) mengatakan
pelayanan publik merupakan pemberian layanan (melayani) keperluan masyarakat
yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan
tata cara yang telah ditetapkan. Dan menurut Soetopo (2007 : 164) pelayanan
publik adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan (mengurus) apa yang
diperlukan orang lain. Dalam Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/Kep/M.PAN/7/2003, pelayanan
publik dibagi berdasarkan 3 (tiga) kelompok, yaitu :
1) Kelompok Pelayanan Administratif, yaitu bentuk pelayanan
yang menghasilkan berbagai macam dokumen resmi yang dibutuhkan masyarakat/
publik;
2) Kelompok Pelayanan Barang, yaitu pelayanan yang
menghasilkan berbagai bentuk/ jenis barang yang ingin digunakan publik;
3) Kelompok Pelayanan Jasa, yaitu pelayanan yang
menghasilkan berbagai bentuk jasa yang dibutuhkan publik.
Peranan
Sistem Informasi Manajemen
di Kantor Bupati Kabupaten Berau Sebagai Pendukung Kegiatan
Operasional Setiap organisasi pemerintahan harus mampu mengidentifikasi
operasioperasi atau akatifitas yang terkait dengan aspek penting lingkungan
sejalan dengan kebijakan, tujuan serta sasaran. Selain itu, organisasi
pemerintahan juga harus mampu merencanakan serta mengendalikan operasi-operasi
tersebut. Untuk dapat melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional pada
ruang lingkup kerja di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau, sistem informasi
manajemen sangat diperlukan bagi setiap bagian-bagian yang ada di lingkungan
Kantor Bupati Kab. Berau, sebagai contoh dalam hal penyusunan dan pencetakan
laporan-laporan kegiatan ataupun transaksi-transaksi yang dilakukan dengan
menerapkan SIM berbasis komputer dengan tujuan untuk menciptakan adanya
penghematan baik waktu maupun tenaga para pegawai. Hal ini tentu akan berbeda
dengan kegiatan penyusunan laporan yang masih dikerjakan dengan sistem manual,
dimana proses penyelesaiannya akan membutuhkan waktu yang lebih lama serta
tenaga yang lebih besar. Selain itu, data-data yang telah diolah pun masih
memungkinkan untuk tercecer atau hilang dan sebagainya. Berdasarkan hal
tersebut maka SIM berbasis komputer sudah seharusnya diterapkan dalam segala
macam bentuk pelaksanaan operasional di instansi-instansi pemerintahan.
Penerapan sistem informasi manajemen berbasis komputer pada dasarnya sangat
memudahkan para pegawai untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas ataupun
pekerjaannya tanpa harus membutuhkan waktu yang lama, biaya serta tenaga yang
besar. Salah satu bentuk pelaporan mengenai transaksi pegawai Kantor Bupati
Kabupaten Berau yang diolah dengan mengaplikasikan sistem informasi manajemen
berbasis komputer sebagai berikut :
Sumber : LAKIP Setda. Kabupaten Berau Tahun 2009
Tabel 1 di atas
merupakan salah satu contoh penyajian laporan rutin mengenai anggaran Setda.
Kabupaten Berau yang diolah dengan mengaplikasikan sistem informasi manajemen
berbasis komputer, dimana laporan tersebut disajikan secara rapi dan rinci
dengan adanya bantuan sistem komputer yang digunakan. Namun, bukan berarti
setiap data yang diolah dan disimpan dengan menggunakan perangkat keras atau
media penyimpanan pada sistem komputer sudah terjamin kemanannya, karena setiap
file yang telah disimpan masih dapat terkena virus yang terdapat pada sistem
komputer tersebut apabila tidak didukung dengan sistem proteksi yang baik.
Hanya saja kemungkinan untuk tercecer itu lebih kecil dibandingkan dengan
pengolahan dan penyimpanan data yang dilakukan secara manual.
Sebagai Penunjang Kinerja Organisasi Sistem informasi manajemen berbasis komputer
sangat berperan penting dalam hal menciptakan kualitas dak kinerja yang baik
bagi para pegawai di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau, hal ini terbukti
sejak diterapkannya sistem informasi manajemen berbasis komputer dalam setiap
pelaksanaan tugastugas para pegawai di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau
langsung dihadapkan dengan sistem komputer. Sehingga setiap tugas-tugas para
pegawai dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan lebih cepat terselesaikan
tanpa memerlukan jarak waktu yang lama dengan jumlah pekerjaan yang lebih
banyak jika dibandingkan dengan pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan
sistem manual. Tidak hanya dari segi waktu, dari segi kuota atau banyaknya
jumlah tugas-tugas yang diberikan pun bisa terselesaikan dengan cepat dan lebih
teliti. Satu contoh dalam kegiatan pengolahan data-data calon penerima beasiswa.
Ketika data-data atau berkas tersebut masih diolah dengan menggunakan sistem
manual hanya mampu terselesaikan 10 berkas calon penerima beasiswa per harinya,
sedangkan jika diolah dengan menggunakan sistem komputer berkas tersebut bisa
diselesaikan mencapai 20-30 berkas per harinya. Dari bentuk contoh tersebut,
terlihat jelas bahwa dengan menerapkan sistem informasi manajemen berbasis
komputer mampu menciptakan adanya peningktakan kinerja para pegawai yang ada di
lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau.
Kesimpulan
Implementasi sistem
informasi manajemen berbasis komputer di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten
Berau merupakan salah satu upaya yang dilakukan Pemerintah Kabupaten Berau
dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pihak masyarakat khususna dalam
hal memberikan informasi yang bermanfaat yang dibutuhkan pihak masyarakat. Sistem informasi manajemen memiliki peranan
penting dalam keberlangsungan instansi-instansi pemerintahan khususnya di
lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau dalam menyajikan hingga pada proses
penyaluran sebuah informasi. Sistem informasi manajemen mampu menciptakan
penghematan dalam setiap kegiatan operasional yang dilakukan pihak pemerintah
baik dari segi waktu, biaya serta tenaga para pegawainya. Dengan adanya sistem
informasi manajemen juga merupakan salah satu upaya yang efektif dalam rangka
meningkatkan kinerja para pegawai di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau,
karena setiap pegawai secara langsung berhadapan dengan sistem komputer yang
kemudian didukung dengan kemampuan dan keterampilan yang baik pula dalam
mengoperasikan sistem komputer. Selain itu pihak pemerintah juga dapat dengan
mudah dan lebih cepat dalam mendistribusikan sebuah informasi kepada pihak
masyarakat. Dan yang terpenting adalah sistem informasi manajemen yang baik
dapat menghasilkan sebuah informasi yang akurat, tepat dan cepat.
Faktor penghambat dalam implementasi sistem informasi
manajemen berbasis komputer di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau ini
adalah masih terbatasnya kemampuan dan keterampilan beberapa pihak pegawai
dalam mengoperasikan sistem-sistem komputer, sehingga pihak pemerintah harus
lebih giat lagi memberikan pelatihan dan pendidikan kepada setiap pegawainya
yang belum menguasai kemampuan dan keterampilan mengoperasikan sistem komputer
dengan baik. Selain itu, masih minimnya pengetahuan masyarakat dalam
memanfaatkan kemajuan dunia internet juga merupakan salah satu faktor yang
dapat menghambat proses implementasi sistem informasi manajemen tersebut secara
maksimal.
Daftar
Pustaka
Boediono. 2003. Kualitas Pelayanan Publik.
Sumatera Utara. Firman, 2013, Peran Sistem Informasi Manajemen dalam
Meningkatkan Pelayanan Publik di Kantor Bupati Kabupaten Berau. Skripsi.
Samarinda : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unuversitas Mulawarman
Ristiawan, Faiz. 2002. Pengaruh Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Kinerja
Pelayanan Publik. Surakarta. Siagian, Sondang P. 2002. Sistem Informasi
Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi
Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu. Umar, Husein. 1999. Sumber Daya Manusia
Dalam Organisasi. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.
Internet:
http://www.maziatul.com/2010/03/konflik-peran-role-conflict.html
http://blog.re.or.id/pengertian-sistem-informasi.htm
http://eprints.undip.ac.id/17986/1/JOHANNA_MUDJIATI.pdf
http://definisi-pengertian.blogspot.com/2010/06/pengertian-sistem-informasimanajemen.html
http://www.inovasi.net/index.php?file_id=20&class=news&act=read&news_i
d=43
Comments
Post a Comment